Menentukan kapan harus restock barang impor sering kali terasa seperti menebak-nebak. Jika terlalu cepat, modal tertahan di gudang. Jika terlalu lambat, produk yang sedang laris justru habis ketika pelanggan masih mencarinya.
Masalahnya, produk impor tidak selalu bisa didatangkan secepat produk lokal. Ada waktu untuk memesan, menunggu supplier menyiapkan barang, mengatur pengiriman, hingga memastikan kiriman tiba dan siap dijual. Karena itu, waktu restock sebaiknya tidak hanya mengikuti sisa stok, tetapi juga memperhitungkan berapa lama bisnis harus menunggu pesanan berikutnya.
Nah, kapan waktu terbaiknya? Yuk, cari tahu!
Kapan Waktu Terbaik Restock Barang Impor?
Waktu terbaik restock adalah sebelum stok turun ke titik yang berisiko habis selama proses pengadaan berikutnya. Dalam manajemen persediaan, titik ini terkenal sebagai reorder point (ROP).
Sederhananya, kamu perlu mulai memesan ketika jumlah stok yang tersedia sudah mendekati kebutuhan selama masa tunggu, ditambah cadangan untuk menghadapi ketidakpastian. Jadi, bukan ketika rak sudah kosong atau hanya tersisa beberapa unit. Namun, tidak semua produk perlu memiliki titik restock yang sama. Produk yang terjual 20 unit sehari tentu membutuhkan perhatian berbeda dari produk yang hanya terjual 2 unit seminggu.
Jangan Hanya Mengandalkan Sisa Stok
Misalnya, kamu menjual rata-rata 10 unit per hari. Pesanan dari supplier membutuhkan waktu 7 hari untuk sampai ke gudang. Artinya, selama menunggu kiriman, bisnis berpotensi menjual sekitar 70 unit.
Jika kamu baru memesan ketika stok tersisa 20 unit, kemungkinan besar persediaan akan habis sebelum pesanan berikutnya datang. Sebaliknya, jika pemesanan terlalu awal tanpa melihat kecepatan penjualan, modal bisa terlalu lama tertahan dalam produk yang belum tentu cepat bergerak.
Karena itu, keputusan restock perlu melihat kecepatan penjualan, waktu tunggu, dan stok pengaman secara bersamaan.
Bagaimana Cara Menghitung Reorder Point untuk Stok Impor?
Cara paling praktis adalah menggunakan rumus berikut!
Reorder Point = (Rata-rata Penjualan Harian × Lead Time) + Safety Stock
Lead time adalah waktu sejak pemesanan sampai barang siap diterima dan dijual. Dalam pengadaan impor, waktu ini bisa mencakup proses supplier menyiapkan pesanan, pengiriman internasional, customs clearance, dan pengiriman menuju gudang.
Contohnya:
- Rata-rata penjualan: 10 unit per hari
- Lead time: 14 hari
- Safety stock: 30 unit
Maka:
ROP = (10 × 14) + 30 = 170 unit
Artinya, ketika stok mendekati 170 unit, kamu sudah perlu mengevaluasi dan mulai memesan kembali. Selama menunggu 14 hari, sekitar 140 unit diperkirakan terjual, sementara 30 unit sisanya menjadi cadangan.
Angka tersebut bukan aturan mutlak. Jika supplier sering terlambat atau penjualan sedang meningkat, safety stock mungkin perlu dinaikkan. Sebaliknya, produk yang mudah rusak atau membutuhkan modal besar justru perlu dikelola lebih hati-hati agar cadangan tidak berubah menjadi stok berlebih.
Faktor yang Menentukan Waktu Restock
Waktu restock barang impor tidak bisa ditentukan hanya dari sisa stok di gudang. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pembelian ulang benar-benar sesuai kebutuhan bisnis, yaitu:
1. Kecepatan Penjualan Setiap SKU
Jangan menyamaratakan semua produk. Kelompokkan SKU berdasarkan pergerakannya, misalnya:
- Fast-moving: produk yang cepat terjual dan perlu pantauan lebih sering.
- Slow-moving: produk yang penjualannya lebih lambat sehingga pembelian ulang perlu lebih selektif.
- Produk musiman: barang yang permintaannya meningkat pada periode tertentu.
Pendekatan ini membantu memprioritaskan modal untuk produk yang paling berpengaruh terhadap penjualan.
2. Lead Time yang Benar-Benar Terjadi
Jangan hanya menggunakan estimasi supplier. Catat waktu pengadaan dari beberapa pesanan sebelumnya. Jika supplier mengatakan 5 hari, tetapi kenyataannya sering menjadi 8–10 hari, angka yang digunakan untuk perencanaan harus mencerminkan kondisi tersebut.
Dalam pengadaan impor, konsistensi waktu proses sama pentingnya dengan durasi rata-rata. Lead time yang lebih panjang atau sering berubah biasanya membutuhkan cadangan lebih besar.
3. Safety Stock yang Masuk Akal
Safety stock berfungsi sebagai perlindungan ketika permintaan naik atau pengiriman terlambat. Tapi, cadangan bukan berarti harus menimbun sebanyak mungkin.
Untuk menghitungnya, kamu bisa membandingkan penjualan tertinggi dengan rata-rata penjualan, lalu melihat seberapa besar keterlambatan yang pernah terjadi. Data tersebut membantu menentukan buffer yang lebih realistis daripada sekadar menetapkan angka 30% untuk semua produk.
4. Jadwal Musiman dan Kampanye Penjualan
Restock menjelang Ramadan, Lebaran, atau kampanye seperti 11.11 dan 12.12 perlu lebih awal. Pasalnya, permintaan bisa meningkat ketika waktu pengadaan justru membutuhkan proses lebih panjang. Sebaiknya, buat proyeksi kebutuhan sebelum periode ramai dimulai. Jangan menunggu penjualan melonjak baru melakukan pemesanan, karena saat itu kamu mungkin sudah terlambat mengejar stok.
5. Modal dan Kapasitas Gudang
Restock yang tepat bukan hanya soal menjaga produk tetap tersedia. Kamu juga perlu memastikan pembelian tidak mengganggu arus kas. Jika modal terbatas, prioritaskan produk dengan perputaran cepat dan margin yang sehat. Untuk produk yang lebih lambat, pertimbangkan pembelian bertahap atau jumlah pesanan yang lebih konservatif.
Kesalahan yang Sering Membuat Stok Kosong
Kesalahan paling umum adalah menunggu stok benar-benar habis sebelum memesan ulang. Cara ini berisiko ketika supplier membutuhkan waktu lama atau pengiriman mengalami keterlambatan.
Kesalahan lainnya adalah menggunakan data penjualan yang terlalu singkat. Penjualan satu minggu belum tentu menggambarkan pola permintaan bulanan, terutama jika ada promo atau momen musiman.
Selain itu, jangan lupa memperhitungkan pesanan dalam perjalanan. Stok yang tercatat di sistem belum tentu sama dengan stok yang benar-benar siap dijual. Karena itu, perencanaan restock barang impor perlu melihat persediaan tersedia, pesanan berjalan, dan kebutuhan yang diperkirakan sampai kiriman berikutnya tiba.
Intinya, restock yang baik bukan berarti selalu membeli dalam jumlah besar. Yang lebih penting adalah mengetahui kapan harus mulai memesan barang impor agar stok tetap tersedia tanpa membuat modal terlalu lama tertahan.
Setelah memahami pola penjualan dan menghitung kebutuhan restock, kamu juga bisa mulai menyiapkan pengadaan dengan lebih terencana. Jika membutuhkan bantuan untuk proses pembelian dari supplier China, Ancala Logistic menyediakan layanan jasa belanja untuk membantu sourcing produk, komunikasi dan negosiasi dengan supplier, hingga proses pembelian sesuai kebutuhan bisnis.
Jadi, ketika sudah yakin dengan produk yang ingin dijual, kamu bisa mulai hubungi kami untuk impor dengan persiapan yang lebih matang. Dengan pengadaan yang lebih terarah, peluang menjaga stok tetap tersedia pun menjadi lebih besar.
FAQ
1. Kapan sebaiknya mulai restock barang impor?
Saat stok mendekati reorder point, yaitu kebutuhan selama lead time ditambah safety stock.
2. Apa itu reorder point?
Reorder point adalah batas stok yang menjadi tanda bisnis perlu mulai memesan kembali agar tidak kehabisan sebelum kiriman berikutnya tiba.
3. Apakah safety stock harus sama untuk semua produk?
Tidak. Besarnya perlu disesuaikan dengan kecepatan penjualan, ketidakpastian permintaan, dan risiko keterlambatan pengiriman.
4. Bagaimana jika supplier sering terlambat mengirim barang?
Gunakan data lead time aktual dari beberapa pesanan sebelumnya dan pertimbangkan cadangan yang lebih memadai.
5. Apakah restock harus dalam jumlah besar?
Tidak selalu. Jumlah pesanan sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan, modal, kapasitas gudang, dan kecepatan penjualan produk.
