Mengimpor barang dalam jumlah besar memang bisa membuat harga per unit lebih murah, tetapi ada konsekuensi yang sering luput diperhitungkan, yaitu stok barang impor bisa menumpuk di gudang. Jika terlalu banyak, modal bisnis ikut tertahan, biaya penyimpanan meningkat, bahkan risiko barang rusak atau ketinggalan tren menjadi lebih besar.
Masalahnya, mengurangi stok bukan berarti sekadar membeli barang lebih sedikit. Bisnis perlu memahami pola permintaan, waktu pengiriman dari supplier, minimum order, sampai kapan harus melakukan pemesanan berikutnya. Lalu, bagaimana cara mengelola stok impor agar tetap tersedia tanpa memenuhi gudang secara berlebihan?
Bagaimana Cara Mengelola Stok Barang Impor?
Mengelola stok impor tidak cukup hanya mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar. Perlu perhitungan permintaan pasar, lead time pengiriman, MOQ supplier, hingga kapasitas gudang. Berikut strategi yang bisa kamu terapkan!
1. Gunakan Data Penjualan untuk Membuat Forecasting
Langkah pertama adalah berhenti mengandalkan perkiraan semata. Gunakan data penjualan sebelumnya untuk melihat produk mana yang memiliki permintaan stabil, musiman, atau justru tidak konsisten.
Misalnya, produk A rata-rata terjual 500 unit per bulan, sedangkan produk B hanya 100 unit. Jika keduanya diimpor dalam jumlah yang sama, kemungkinan besar produk B akan lebih lama tersimpan.
Forecasting sebaiknya tidak hanya menggunakan rata-rata penjualan. Pertimbangkan juga:
- tren penjualan beberapa bulan terakhir;
- musim atau periode tertentu;
- promosi yang sedang direncanakan;
- perubahan harga;
- tren produk;
- waktu tunggu pengadaan dari supplier hingga barang tiba.
Dengan begitu, jumlah pembelian bisa disesuaikan dengan kebutuhan yang lebih realistis.
2. Hitung Lead Time Impor, Bukan Hanya Waktu Pengiriman
Kesalahan umum adalah menganggap lead time hanya sebatas waktu barang berada di perjalanan. Padahal, proses impor punya beberapa tahapan.
Lead time bisa mencakup waktu untuk mencari dan memilih supplier, produksi, proses pengecekan barang, pengiriman domestik dari supplier ke gudang konsolidasi, proses ekspor, perjalanan internasional, customs clearance, hingga pengiriman ke gudang tujuan.
Semakin panjang dan tidak pasti lead time, semakin sulit menentukan kapan harus melakukan pembelian berikutnya. Karena itu, bisnis sebaiknya mencatat actual lead time setiap pengiriman. Setelah memiliki histori, kamu bisa melihat rata-rata waktu kedatangan sekaligus variasinya. Data tersebut jauh lebih berguna untuk menentukan kapan harus reorder dibanding sekadar menggunakan estimasi supplier.
3. Tentukan Reorder Point agar Tidak Terlambat Memesan
Reorder point atau titik pemesanan kembali membantu menentukan kapan harus melakukan pembelian ulang. Rumusnya:
Reorder Point = Rata-rata Pemakaian Harian × Lead Time + Safety Stock
Contohnya, sebuah produk terjual rata-rata 20 unit per hari. Jika lead time mencapai 30 hari dan bisnis memiliki safety stock 150 unit, maka:
20 × 30 + 150 = 750 unit
Artinya, ketika persediaan mendekati 750 unit, pembelian berikutnya sudah perlu dipertimbangkan. Cara ini membuat keputusan pembelian lebih terukur. Kamu tidak perlu menunggu barang benar-benar habis, tetapi juga tidak harus impor terlalu dini.
4. Jangan Terjebak MOQ Supplier
Minimum Order Quantity atau MOQ sering jadi penyebab persediaan berlebihan. Harga per unit memang bisa lebih murah jika membeli dalam jumlah besar, tetapi belum tentu lebih hemat jika barang justru terlalu lama tersimpan.
Misalnya, supplier menawarkan harga khusus untuk pembelian 5.000 unit, sementara penjualan hanya sekitar 500 unit per bulan. Artinya, stok tersebut bisa membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk habis dan modal bisnis ikut tertahan.
Karena itu, jangan hanya melihat harga barang. Hitung juga total landed cost, termasuk biaya pengiriman, bea dan pajak, handling, penyimpanan, serta risiko barang rusak atau tidak lagi diminati. Jika MOQ terlalu tinggi, coba negosiasikan jumlah minimum, cari supplier alternatif, atau atur pembelian secara bertahap sesuai kebutuhan.
5. Kelompokkan Produk Berdasarkan Pergerakannya
Tidak semua barang harus diperlakukan dengan metode yang sama. Pendekatan yang bisa digunakan adalah analisis ABC.
- Kategori A: produk bernilai tinggi atau berkontribusi besar terhadap omzet sehingga perlu pengawasan ketat.
- Kategori B: produk dengan tingkat kepentingan menengah.
- Kategori C: produk bernilai relatif rendah atau kontribusinya lebih kecil.
Kamu juga bisa menggabungkan analisis ABC dengan klasifikasi berdasarkan stabilitas permintaan. Produk dengan penjualan tinggi dan stabil tentu membutuhkan strategi berbeda dibanding yang permintaannya sulit diprediksi.
Pendekatan ini membantu menentukan produk mana yang harus dipantau lebih sering sehingga pengelolaan stok barang impor tidak seragam.
6. Terapkan FIFO untuk Menghindari Barang Lama Terlupakan
Barang yang datang lebih dulu jaddi prioritas untuk dikeluarkan lebih dahulu, terutama jika memiliki masa simpan, berpotensi mengalami perubahan kualitas, atau mudah mengalami penurunan nilai.
Metode FIFO (First In, First Out) juga membantu mencegah kondisi ketika barang baru justru terjual lebih dahulu sementara produk lama tertinggal di bagian belakang gudang.
Untuk produk tertentu seperti makanan, kosmetik, bahan kimia, atau barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa, pengelolaan bisa menggunakan pendekatan FEFO (First Expired, First Out) sehingga produk dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat diprioritaskan.
7. Pantau Dead Stock dan Slow Moving Stock
Jangan hanya melihat berapa banyak barang yang tersedia. Lihat juga berapa lama barang tersebut tidak bergerak. Dead stock adalah persediaan yang praktis tidak mengalami penjualan dalam periode tertentu. Sementara slow moving stock masih terjual, tetapi pergerakannya sangat lambat.
Buat laporan sederhana yang menunjukkan:
- tanggal barang masuk;
- jumlah stok;
- penjualan per bulan;
- umur persediaan;
- nilai persediaan;
- terakhir kali barang terjual.
Dari sini, kamu bisa menentukan tindakan seperti bundling, diskon, promosi, atau menghentikan pembelian produk tersebut untuk sementara.
8. Atur Pengiriman Impor agar Tidak Terlalu Banyak Barang Datang Bersamaan
Pengiriman dari beberapa supplier dalam waktu berdekatan membuat barang tiba bersamaan dan menyebabkan persediaan melonjak. Solusinya adalah konsolidasi barang, yaitu mengumpulkan kiriman dari beberapa supplier sebelum dikirim ke Indonesia.
Cara ini cocok bagi importir yang berbelanja melalui Alibaba, 1688, Taobao, atau Tmall. Dengan pengiriman yang lebih terkoordinasi, jadwal kedatangan barang bisa disesuaikan dengan kebutuhan stok sehingga gudang tidak cepat penuh.
Jangan Sampai Gudang Penuh Hanya karena Salah Mengatur Impor!
Jadi, mengelola stok barang impor bukan berarti selalu membeli jumlah sedikit. Yang lebih penting adalah menemukan titik yang seimbang antara ketersediaan barang dan biaya yang harus ditanggung bisnis.
Mulailah dari data penjualan, hitung lead time secara realistis, tentukan reorder point dan safety stock, evaluasi MOQ, kemudian pantau produk yang mulai slow moving. Di sisi logistik, konsolidasi juga menjadi solusi ketika punya banyak supplier dengan pengiriman yang berbeda-beda.
Tentu proses impor mulai terasa rumit karena harus mengurus banyak supplier, pengiriman, hingga konsolidasi barang dari China. Tapi jangan khawatir, kamu bisa percayakan pada Ancala Logistic! Layanan kami mencakup pengiriman LCL via laut dan udara, FCL via laut, door to door, customs, hingga jasa belanja dan RMB Express, sehingga proses logistik impor bisa tertangani lebih praktis dari sisi operasional.
Intinya, stok yang sehat bukanlah stok sebanyak-banyaknya, melainkan yang jumlah dan waktunya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sudahkah pola pembelian dan pengiriman impormu benar-benar disesuaikan dengan pergerakan barang di gudang?
FAQ
1. Mengapa stok barang impor bisa menumpuk?
Stok menumpuk karena pembelian melebihi permintaan, MOQ supplier terlalu tinggi, forecasting kurang akurat, atau lead time impor tidak diperhitungkan dengan baik.
2. Bagaimana cara menentukan jumlah barang yang harus diimpor?
Gunakan data penjualan, forecast permintaan, lead time, safety stock, dan reorder point. Hindari menentukan jumlah pembelian hanya berdasarkan harga murah atau MOQ supplier.
3. Apa perbedaan safety stock dan reorder point?
Safety stock merupakan persediaan cadangan untuk menghadapi ketidakpastian, sedangkan reorder point adalah batas persediaan yang menjadi sinyal bahwa pemesanan berikutnya perlu dilakukan.
4. Apakah konsolidasi barang bisa membantu mengurangi penumpukan stok?
Bisa, terutama ketika barang berasal dari banyak supplier. Konsolidasi memungkinkan pengiriman diatur lebih terencana sehingga beberapa kiriman tidak tiba secara bersamaan tanpa perhitungan.
5. Kapan sebaiknya menggunakan jasa logistik untuk impor dari China?
Saat jumlah supplier semakin banyak, proses konsolidasi sulit dikelola sendiri, atau kamu membutuhkan bantuan untuk pengiriman, customs, dan pengaturan logistik dari China ke Indonesia.
